Bazy Danych występują w formie wszelakiej. Obecnie przyjmuje się, że najczęściej kojarzy się ona z bazą danych SQL/MySQL – rzeczą niezbędną przy stronach internetowych. Nie zapominajmy jednak, że prócz baz relacyjnych (między innymi właśnie SQL) jest również wiele innych rodzajów – bazy kartotekowe, hierarchiczne bazy danych, sieciowe. Znajdują one wykorzystanie wszelakie, lecz ich główna funkcja jest niezmienna. Dzięki nim uporządkujemy, poukładamy, a następnie w prosty sposób będziemy zarządzać wszelakimi informacjami na temat naszej firmy/strony internetowej. Im większa firma, tym bardziej obszerniejsza jest baza danych w dalszym ciągu jednak jest ona bardzo przydatną rzeczą. Tutaj mamy wszystko w jednym miejscu, dostępne w każdej chwili, odpowiednio zabezpieczone. Do obsługi baz danych istnieje wiele programów, z czego jedne są bardziej przydatne, drugie natomiast – mniej. Tutaj najważniejsza bowiem jest prostota obsługi, liczba dostępnych funkcji i przydatność każdej z nich osobna, szybkość działania programu, oraz jego stabilność (chyba, że chcemy raz po raz tracić owoce naszej pracy w momencie awaryjnego wyłączenia się programu lub jego błędu krytycznego).

Zacznijmy od czegoś prostego, czegoś co mamy pod ręką – od programu MS Access, aplikacji wchodzącej w pakiet Microsoft Office. Nie będę się zbytnio rozpisywał o poprzednich wersjach jako, że z takowymi nie miałem do czynienia, skupię się natomiast na wersji 2007. Główną zaletą samego narzędzia jest zróżnicowanie jakie oferuje – tutaj to użytkownik wybiera jaki rodzaj bazy danych chcemy utworzyć oraz do czego ona będzie nam służyć – możemy wybierać pomiędzy bazą danych przeznaczoną na potrzeby sieciowe, marketingowe, czysto informacyjne, giełdowe – możliwości zatem jest sporo jak sami widzicie. Dodatkowo program nam oferuje (mówię tu głównie o wersji 2007, gdzie cały pakiet cechuje się profesjonalnym interfejsem) bardzo przyjazny interfejs, w którym wszystko jest na swoim miejscu (poukładane w odpowiednich kategoriach) oraz sporą pomoc dzięki czemu nikt nie powinien poczuć się zagubiony czyniąc tym samym Access’a jednym z najlepszych pośród narzędzi przeznaczonych do tworzenia i edycji bazy danych. Brawa dla Microsoftu (co się rzadko zdarza).

Zacząć trzeba od tego czym są cyfry kontrolne – są to wszystkie cyfry potwierdzające (tak jakby) naszą tożsamość. Cyfry kontrolne to między innymi PESEL, NIP, ISBN, oraz numer karty kredytowej, konta w banku itd. Oczywiście nikt bezbłędny nie jest i zawsze przy wpisywaniu danych może te cyfry pomylić. Z pomocą przychodzi wtedy Walidator, który trzyma kontrolę nad owymi cyframi i sprawdza czy są one poprawne. Jego zasada działania opiera się na przeliczaniu kolejnych cyfr przez odpowiednie wagi sprawdzając czy numer jest poprawny. Oczywiście sprawdzanie to mimo, że bardzo dokładne, jest również wykonywane bardzo szybko i w żadnym wypadku nie spowalnia pracy naszego komputera dzięki czemu wszystkie kontrole mogą być wykonywane w tle tym bardziej, że autor w najnowszej wersji programu zapowiada możliwość ustawienia kolejki cyfr do sprawdzenia. Sam program jest bardzo prosty w użytku, a jego śmieszna waga (9 kB) powoduje, że powinien go mieć na komputerze każdy, profesjonalny przedstawiciel handlowy (i nie tylko). Podobnie jak w przypadku Listonosza – nawet jeśli się nie przyda, zawsze warto go mieć w pogotowiu w końcu wypadki chodzą po ludziach.